Archivos mensuales: Enero 2016

Equipo de Trabajo, parte fundamental de todo proyecto

Definiendo al Equipo de Trabajo

El Equipo de Trabajo es un grupo reducido de personas con capacidades complementarias que interactúan directamente, comprometidas con un propósito, un objetivo de trabajo y un planeamiento comunes y con responsabilidad mutua compartida.

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Características del Equipo de Trabajo:

  • Están formados por diferentes personas con diferentes experiencias, edades, actitudes, etc. Por lo que necesitan conocerse.
  • Interacción entre los diferentes miembros, se relacionan y comunican.
  • Persiguen una misma finalidad u objetivo.
  • Existe un sentimiento de pertenencia al equipo.
  • Con unas normas establecidas por todos.
  • Roles diferentes: cada persona representa un papel y una función en el equipo.

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La Comunicación en la gestión de proyectos

Importancia de la Comunicación

Continuando desarrollando el tema de la entrada anterior, sobre la Comunicación y la gestión de proyectos.

La Comunicación se ha convertido en indispensable para lograr el éxito en los proyectos y en la organización de las empresas. Es por ello necesario y sumamente importante, reflexionar y planificar sobre cómo es la mejor manera de comunicarnos en el ámbito de la gestión de los proyectos y de la organización de la empresa.

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Comunicarnos, supone una parte importante de nuestro día a día y deberíamos prestarle la atención que se merece. Un responsable de proyecto, invierte la mayor parte de su tiempo en comunicarse con todos los interesados o stakeholders del proyecto:

  • Los miembros del equipo de trabajo.
  • El clientes del proyecto.
  • Los usuarios.
  • Los proveedores.
  • Los gestores de la organización a la que pertenece.
  • Los compañeros de trabajo.

Esta comunicación se realiza con diversos fines:

  • Negociando.
  • Reportando el estado del proyecto.
  • Asignando trabajo al equipo.
  • Obteniendo información de la ejecución del proyecto.

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Gestión de Proyectos y redes sociales corporativas

La comunicación en la Gestión de Proyectos

En la Gestión de Proyectos, la gestión de la comunicación es uno de los factores críticos de todo proyecto.

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Según la guía PMBOK®, la gestión de la comunicación incluye todos los procesos necesarios para asegurar la generación, recolección, distribución, almacenamiento y última disposición de la información del proyecto, en forma y tiempo apropiados.

En pocas palabras, el responsable del proyecto tiene que asegurar de que todos los interlocutores de su proyecto o stakeholders poseen o tienen acceso, en el momento adecuado, a toda la información requerida utilizando los medios más adecuados y eficaces.

Esto es sumamente relevante ya que una mala gestión de la comunicación y de la información en cualquier proyecto puede incrementar el tiempo que se debe invertir en comunicar, distribuir, compartir y acceder a la información, e incluso puede llegar a producir el fracaso total del proyecto.

Para que el responsable del proyecto disponga de la información necesaria en cada momento, deberá interactuar con los miembros del equipo de trabajo, los clientes, los proveedores y demás interesados. Cuanto más cercano sea el responsable del proyecto a todos los stakeholders, mejor será la  información que obtenga y mejor el grado de comunicación.

El responsable del proyecto tiene que poseer una marcada faceta social con todos aquellos Stakeholders del proyecto. Esta faceta social no es solo de tipo presencial, es necesario dominar todo tipo de herramientas que logren facilitar la comunicación con equipos multidisciplinares como multilocalizados.

Se hace necesario cada vez más, el uso de una red social corporativa como herramienta que facilite las comunicaciones con todos aquellos interesados con el proyecto a los que no es posible tener una comunicación directa de tipo presencial, por lo general, estos son miembros deslocalizados del equipo de trabajo que tendrán que interactuar con los demás mediante el teletrabajo.

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