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La gestión del Alcance del proyecto

Gestión del Alcance

La gestión del alcance del proyecto incluye todas aquellas actividades que aseguran que el proyecto desarrollará todo el trabajo requerido, ha captado las necesidades del cliente y se han plasmado los requerimientos para su desarrollo, de forma que el proyecto pueda realizarse de forma exitosa. Se centra principalmente en definir y controlar lo que está y lo que no está incluido en el proyecto.

La gestión del alcance del proyecto

La declaración del alcance se utiliza para definir lo que está dentro de los limites del proyecto y lo que está afuera de esos límites. Por lo que el alcance, es la clara definición de los puntos que entran y no entran en el proyecto y que es acordado por todas las partes, refiriéndose a todos los requerimientos a satisfacer en el proyecto.

Una de las principales causas que ocasionan el fracaso de los proyectos es la inadecuada definición del alcance. Sin un alcance claro y bien definido, es prácticamente imposible cumplir con los objetivos del proyecto. En este sentido, la gestión del alcance es una actividad crucial durante la etapa de definición y planificación de un proyecto.

Según la guía del PMBOK®, la gestión del alcance del proyecto incluye todos y cada uno de los procesos que serán necesarios para garantizar que el proyecto incluya todo el trabajo requerido para ser completado con éxito.

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Gestionando el tiempo en los proyectos

La inadecuada gestión del Tiempo

El tiempo en todas las actividades, tanto las relacionadas con el ámbito personal como las relacionadas con los proyectos, nos suele resultar escaso. En la mayoría de las situaciones, esto depende en gran medida, de nuestra inadecuada administración de este escaso recurso.

Gestionando el tiempo en los proyectos

Todos tenemos a nuestra disposición, los mismos 7 días de la semana con sus 24 horas cada uno y dependerá de cada uno de nosotros, administrar de la forma más adecuada cada una de las horas disponibles de la semana, con la finalidad de aprovechar al máximo el tiempo que tenemos a nuestra disposición.

Gestionar adecuadamente este recurso es fundamental para lograr hacer frente a nuestra carga semanal de tareas dejando de lado, todas y cada una de las distracciones que se nos pueden presentar que son las que terminan disminuyen nuestra productividad.

Gestionando el tiempo en los proyectos

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¿Cómo planificar para alcanzar el éxito en un proyecto?

Planificar nuestras acciones

Planificar es detallar con claridad todas las acciones que deberemos realizar para alcanzar el o los objetivos que nos hemos propuesto. Es concretar un plan de acción para lograr el éxito en cualquier actividad.

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En la gestión de proyectos, la planificación es la etapa en la que se reúne toda la información sobre el proyecto y se decide qué, cómo, quién y cuándo se hará para producir cada entregable. El resultado de la planificación es el plan del proyecto, que servirá de documento base durante la fase de ejecución del proyecto.

Estamos de acuerdo que tener un buen plan es fundamental para alcanzar los objetivos del proyecto, pero entonces ¿cuáles son los motivos por los que en muchos casos afrontamos un proyecto con una escasa planificación? Esto es más común de lo que pensamos, se suele utilizar el método de la improvisación, la metodología de ir resolviendo sobre la marcha.

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Errores comunes en la gestión de proyectos

Errores en la gestión de proyectos

Detrás del fracaso de un proyecto, encontramos los mismos errores de gestión que se repiten una y otra vez. Errores que son más comunes de lo que solemos pensar y que podemos llegar a evitar si los tenemos en cuenta para nuestro próximo proyecto.

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Una buena alternativa para adelantarnos a un posible fracaso del proyecto, es listar cuales son los errores más comunes que se suelen cometer en la gestión de proyectos y estar atentos de no caer en estos fallos tan comunes.

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Líder de Proyecto. Héroe o villano en la gestión de proyectos

Perfil del Líder de Proyecto

El Líder de Proyecto es el que moldea y da forma a la estructura de cada grupo. Con su conducción, el líder puede llegar a formar grupos de personas que logran funcionar como un verdadero equipo de trabajo.

El líder basado en el lema divide y reinaras, gobierna con gran éxito al grupo de trabajo pero no produce un equipo capaz de alcanzar el éxito, sólo agrupa a personas para realizar una tarea determinada.

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El buen líder con su accionar desarrolla equipos de trabajo, utilizando la mezcla adecuada de lealtad, motivación y confianza que todo ser humano necesita para creer y emprender en pos de los objetivos grupales.

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Equipo de Trabajo, parte fundamental de todo proyecto

Definiendo al Equipo de Trabajo

El Equipo de Trabajo es un grupo reducido de personas con capacidades complementarias que interactúan directamente, comprometidas con un propósito, un objetivo de trabajo y un planeamiento comunes y con responsabilidad mutua compartida.

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Características del Equipo de Trabajo:

  • Están formados por diferentes personas con diferentes experiencias, edades, actitudes, etc. Por lo que necesitan conocerse.
  • Interacción entre los diferentes miembros, se relacionan y comunican.
  • Persiguen una misma finalidad u objetivo.
  • Existe un sentimiento de pertenencia al equipo.
  • Con unas normas establecidas por todos.
  • Roles diferentes: cada persona representa un papel y una función en el equipo.

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La Comunicación en la gestión de proyectos

Importancia de la Comunicación

Continuando desarrollando el tema de la entrada anterior, sobre la Comunicación y la gestión de proyectos.

La Comunicación se ha convertido en indispensable para lograr el éxito en los proyectos y en la organización de las empresas. Es por ello necesario y sumamente importante, reflexionar y planificar sobre cómo es la mejor manera de comunicarnos en el ámbito de la gestión de los proyectos y de la organización de la empresa.

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Comunicarnos, supone una parte importante de nuestro día a día y deberíamos prestarle la atención que se merece. Un responsable de proyecto, invierte la mayor parte de su tiempo en comunicarse con todos los interesados o stakeholders del proyecto:

  • Los miembros del equipo de trabajo.
  • El clientes del proyecto.
  • Los usuarios.
  • Los proveedores.
  • Los gestores de la organización a la que pertenece.
  • Los compañeros de trabajo.

Esta comunicación se realiza con diversos fines:

  • Negociando.
  • Reportando el estado del proyecto.
  • Asignando trabajo al equipo.
  • Obteniendo información de la ejecución del proyecto.

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Gestión de Proyectos y redes sociales corporativas

La comunicación en la Gestión de Proyectos

En la Gestión de Proyectos, la gestión de la comunicación es uno de los factores críticos de todo proyecto.

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Según la guía PMBOK®, la gestión de la comunicación incluye todos los procesos necesarios para asegurar la generación, recolección, distribución, almacenamiento y última disposición de la información del proyecto, en forma y tiempo apropiados.

En pocas palabras, el responsable del proyecto tiene que asegurar de que todos los interlocutores de su proyecto o stakeholders poseen o tienen acceso, en el momento adecuado, a toda la información requerida utilizando los medios más adecuados y eficaces.

Esto es sumamente relevante ya que una mala gestión de la comunicación y de la información en cualquier proyecto puede incrementar el tiempo que se debe invertir en comunicar, distribuir, compartir y acceder a la información, e incluso puede llegar a producir el fracaso total del proyecto.

Para que el responsable del proyecto disponga de la información necesaria en cada momento, deberá interactuar con los miembros del equipo de trabajo, los clientes, los proveedores y demás interesados. Cuanto más cercano sea el responsable del proyecto a todos los stakeholders, mejor será la  información que obtenga y mejor el grado de comunicación.

El responsable del proyecto tiene que poseer una marcada faceta social con todos aquellos Stakeholders del proyecto. Esta faceta social no es solo de tipo presencial, es necesario dominar todo tipo de herramientas que logren facilitar la comunicación con equipos multidisciplinares como multilocalizados.

Se hace necesario cada vez más, el uso de una red social corporativa como herramienta que facilite las comunicaciones con todos aquellos interesados con el proyecto a los que no es posible tener una comunicación directa de tipo presencial, por lo general, estos son miembros deslocalizados del equipo de trabajo que tendrán que interactuar con los demás mediante el teletrabajo.

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