La gestión del Alcance del proyecto

Gestión del Alcance

La gestión del alcance del proyecto incluye todas aquellas actividades que aseguran que el proyecto desarrollará todo el trabajo requerido, ha captado las necesidades del cliente y se han plasmado los requerimientos para su desarrollo, de forma que el proyecto pueda realizarse de forma exitosa. Se centra principalmente en definir y controlar lo que está y lo que no está incluido en el proyecto.

La gestión del alcance del proyecto

La declaración del alcance se utiliza para definir lo que está dentro de los limites del proyecto y lo que está afuera de esos límites. Por lo que el alcance, es la clara definición de los puntos que entran y no entran en el proyecto y que es acordado por todas las partes, refiriéndose a todos los requerimientos a satisfacer en el proyecto.

Una de las principales causas que ocasionan el fracaso de los proyectos es la inadecuada definición del alcance. Sin un alcance claro y bien definido, es prácticamente imposible cumplir con los objetivos del proyecto. En este sentido, la gestión del alcance es una actividad crucial durante la etapa de definición y planificación de un proyecto.

Según la guía del PMBOK®, la gestión del alcance del proyecto incluye todos y cada uno de los procesos que serán necesarios para garantizar que el proyecto incluya todo el trabajo requerido para ser completado con éxito.

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Procesos de la gestión del Alcance

En la guía del PMBOK® se establecen cinco procesos básicos para una gestión exitosa del alcance de los proyecto.

  1. Recopilación de los requisitos. Es el proceso que consiste en definir y documentar todas las necesidades de todos los interesados a fin de cumplir con los objetivos del proyecto. El éxito del proyecto depende directamente del cuidado que se tenga en obtener y gestionar los requisitos del proyecto y del producto. Recopilar los requisitos significa definir y gestionar todas y cada una de las expectativas del cliente. Los requisitos constituyen la base de la EDT. La planificación del costo, del cronograma y de la calidad se efectúa en función de ellos.La gestión del alcance del proyecto
  2. Definición del alcance. Es el proceso que consiste en desarrollar una descripción detallada del proyecto y del producto. La preparación de una declaración detallada del alcance del proyecto es fundamental para su éxito, y se elabora a partir de los entregables principales, los supuestos y las restricciones que se documentan durante el inicio del proyecto.
  3. Creación de la Estructura de Desglose del Trabajo. La creación de la EDT es el proceso que consiste en subdividir los entregables y el trabajo del proyecto en componentes más pequeños y más fáciles de manejar. La EDT es una descomposición jerárquica, basada en los entregables y el trabajo que debe ejecutar el equipo del proyecto para lograr los objetivos del proyecto y crear los  entregables requeridos. Cada nivel descendente de la EDT, representa una definición cada vez más detallada del trabajo del proyecto. La EDT organiza y define el alcance total del proyecto y representa el trabajo especificado en la declaración del alcance del proyecto aprobada y vigente.
  4. Verificación del alcance. Es el proceso que consiste en formalizar la aceptación de los entregables del proyecto que se han completado. Verificar el alcance incluye revisar los entregables con el cliente o el patrocinador para asegurarse de que se han completado satisfactoriamente y obtener de ellos, su aceptación formal. La verificación del alcance difiere del control de calidad en que mientras la primera corresponde principalmente a la aceptación de los entregables, el segundo se refiere sobre todo a corroborar la exactitud de los entregables y su cumplimiento con los requisitos de calidad especificados para los entregables.La gestión del alcance del proyecto
  5. Control del Alcance. Es el proceso que consiste en controlar el estado del alcance del proyecto y del producto, y se gestionan cambios a la línea base del alcance. El control del alcance asegura que todos los cambios solicitados o las acciones preventivas o correctivas recomendadas se ejecuten. El control del alcance del proyecto también se utiliza para gestionar los cambios reales cuando suceden y se integra a los otros procesos de control. Los cambios no controlados a menudo se denominan corrupción del alcance del proyecto. Los cambios son inevitables, por lo que se impone algún tipo de proceso de control de cambios.

Enunciado del Alcance del proyecto

El enunciado del alcance del proyecto es el documento que describe de manera detallada los distintos entregables del proyecto y el trabajo necesario para crearlos. Sirve como guía del equipo de trabajo durante la ejecución y proporciona la línea base del alcance para evaluar si las solicitudes de cambio se encuentran dentro o fuera de los límites del proyecto. Este documento incluye:

  • Objetivos del proyecto. Los objetivos del proyecto incluyen criterios de éxito del proyecto que se puedan medir. Los proyectos pueden tener una amplia variedad de objetivos de negocio, de costes, de cronograma, técnicos y de calidad.
  • Descripción del alcance del producto. Características del producto o servicio, resultado esperado del proyecto. En general, estas características se irán detallando gradual y progresivamente, a medida que se vayan conociendo.La gestión del alcance del proyecto
  • Requisitos del proyecto. Condiciones que deben cumplir o las capacidades que deben tener los productos  o entregables del proyecto. Las necesarias para satisfacer un contrato, norma, especificación o cualquier otro documento formalmente impuesto.
  • Límites del proyecto. Identifica lo que está incluido dentro de la ejecución del proyecto. Cuando un interesado pueda suponer que un determinado producto, servicio o resultado en particular pueda llegar a ser un componente del proyecto, se declara en forma explícita que estará excluido del mismo.
  • Productos del proyecto. Los productos o entregables, incluyen tanto las salidas que constituyen el producto o servicio resultado del proyecto, como resultados adicionales, tales como informes y documentación relativos a la dirección del proyecto. Los productos o entregables pueden describirse en forma resumida o muy detallada.
  • Criterios de aceptación de los productos. Definen el proceso y los criterios para que sean aceptados los productos o entregables completados a los largo del proyecto.
  • Restricciones del proyecto. Enumeran y describen cada una de las restricciones relacionadas con el alcance que limiten las opciones del equipo del proyecto. Cuando un proyecto se realiza bajo un contrato, generalmente las disposiciones contractuales actuarán como las restricciones del proyecto.
  • Supuestos del proyecto. Enumeran y describen las suposiciones del proyecto asociadas con el alcance del proyecto y el potencial impacto que pueden tener tales supuestos si resultaran ser falsos.
  • Riesgos iniciales identificados. Identifica los riesgos conocidos y/o previstos que hay que considerar antes de comenzar el proyecto.
  • Hitos del cronograma. El cliente y/o el ejecutante pueden identificar hitos en el cronograma y establecer fechas impuestas para los mismos. Estas fechas deben tratarse como restricciones directas al cronograma.La gestión del alcance del proyecto
  • Requisitos de gestión de la configuración del proyecto. Describe el nivel de control de cambios y de gestión de la configuración que debe implantarse en el proyecto, identificando los documentos y elementos configurables del proyecto.
  • Requisitos de aprobación. Identifica los requisitos de aprobación de aspectos tales como objetivos, productos o entregables, documentos y trabajos del proyecto.

Fuente: PMBOK® 5ª edición

¿Qué opinas sobre la importancia de la adecuada gestión del alcance del proyecto? ¿Qué herramientas o técnicas, consideras más útiles para ser realizada? ¿Cuáles son las utilizadas en tu ámbito laboral?

 

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