La inadecuada gestión del Tiempo
El tiempo en todas las actividades, tanto las relacionadas con el ámbito personal como las relacionadas con los proyectos, nos suele resultar escaso. En la mayoría de las situaciones, esto depende en gran medida, de nuestra inadecuada administración de este escaso recurso.
Todos tenemos a nuestra disposición, los mismos 7 días de la semana con sus 24 horas cada uno y dependerá de cada uno de nosotros, administrar de la forma más adecuada cada una de las horas disponibles de la semana, con la finalidad de aprovechar al máximo el tiempo que tenemos a nuestra disposición.
Gestionar adecuadamente este recurso es fundamental para lograr hacer frente a nuestra carga semanal de tareas dejando de lado, todas y cada una de las distracciones que se nos pueden presentar que son las que terminan disminuyen nuestra productividad.
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Aprender a gestionar el recurso Tiempo
Optimizar la gestión del tiempo no se consigue mediante la utilización de artilugios mágicos. En primera medida, es necesario identificar cuales son aquellos factores que podemos considerar como los principales enemigos del buen aprovechamiento de este recurso tan limitado. Algunos de estos factores pueden ser:
- La comunicación ineficaz entre los miembros del equipo.
- La falta de objetivos u objetivos pocos claros.
- Las interrupciones y visitas no deseadas.
- El mal uso de las herramientas y técnicas que utilizamos diariamente.
- Escasa planificación de actividades, tareas y reuniones.
- Insuficiente delegación de tareas.
- Incapacidad para priorizar tareas y actividades.
- Aplazar tareas desagradables o complejas sin razón aparente.
- Realización de varias actividades y tareas al mismo tiempo o acciones multitareas.
Una vez identificados los factores que pueden llegar a merman el recurso tiempo, debemos determinar cuales pueden llegar a ser las posibles soluciones para cada uno de estos factores.
Es preciso tener claro que no debemos interpretar la realidad en relación a la escasez de tiempo, en su lugar tenemos que realizar un cambio de mentalidad y entender que esta realidad es debido a una mala planificación del tiempo, por lo que la tarea en la que deberemos poner todo nuestro esfuerzo será en la de planificar, planificar y planificar con la finalidad de aumentar sensiblemente los niveles de productividad de nuestro trabajo para alcanzar las expectativas en cada uno de los proyecto.
La gestión del Tiempo en los proyectos
Para alcanzar el éxito en todo proyecto es fundamental optimizar la gestión del tiempo del proyecto esto nos dará la posibilidad de cumplir con los plazos establecidos del proyecto sin incurrir en el aumento de los costos del proyecto.
En la gestión de proyectos, estos son los siete procesos que debemos aplicar para poder estar en condiciones de llevar a cabo una gestión óptima del tiempo según el PMBOK:
- Planificar la gestión del cronograma. Planificar la gestión del cronograma es el proceso que define cuales serán las políticas, los procedimientos y la documentación que será necesario recopilar para el desarrollo de la planificación, la ejecución y el control de la programación del proyecto.
- Definir las actividades. Definir las actividades es el proceso que consiste en identificar las acciones específicas a ser realizadas para elaborar todos y cada uno de los distintos entregables del proyecto.
- Secuenciar las actividades. Secuenciar las actividades es el proceso que consiste en identificar y documentar las relaciones existentes entre las diferentes actividades del proyecto. La secuencia de actividades se establece mediante relaciones lógicas entre todas las actividades.
- Estimar los recursos de las actividades. Estimar los recursos de las actividades es el proceso que consiste en estimar el tipo y las cantidades de materiales, personas, insumos, servicios, equipos o suministros que serán necesarios para ejecutar cada una de las actividad del proyecto.
- Estimar la duración de las actividades. Estimar la duración de las actividades es el proceso mediante el cual se establece aproximadamente la cantidad de períodos de trabajo que serán necesarios para finalizar cada una de las actividad con los recursos estimados anteriormente.
- Desarrollar el cronograma. Desarrollar el cronograma es el proceso que consiste en analizar el orden de cada una de las actividades, su duración, los requisitos de recursos y las posibles restricciones para crear el cronograma del proyecto.
- Controlar el cronograma. Controlar el cronograma es el proceso por el que se da seguimiento al estado del proyecto para actualizar el avance del mismo y gestionar los posibles y necesarios cambios a realizar a la línea base del cronograma.
¿Qué opinas sobre la importancia de una adecuada gestión del tiempo en un proyecto? ¿Qué herramientas o técnicas, consideras más útiles para realizar las estimaciones de los tiempos de las actividades? ¿Cuáles son las utilizadas en tu ámbito laboral?
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