El valor de las Lecciones Aprendidas
Podemos definir a las lecciones aprendidas como el conocimiento que podemos llegar a adquirir mediante el análisis y la reflexión de un proceso o una experiencia que pueda haber tenido un resultado positivo o negativo. Para que estas lecciones puedan ser aprendidas, deben ser registradas en una base de conocimientos al alcance de todos, para que sean revisadas, consultadas y utilizadas en ocasiones futuras.
En caso de resultados negativos, el fruto del análisis del proceso nos servirá para alcanzar un buen nivel de comprensión de los propios errores, esto será muy necesario para ser aplicado en situaciones por venir, siendo esta una de las formas de evitar que se repitan los mismos fallos una y otra vez.
Una lección puede llegar a ser aprendida cuando el resultado que obtenemos de una acción o decisión, es diferente de lo que esperábamos. Esto significa que dicho resultado puede ser mejor, si se da el caso de que este supere nuestras expectativas o ser peor, en el caso que nos sintamos defraudados con lo obtenido. En ambos escenarios, tanto el resultado mejor como el peor, es imprescindible analizar detenidamente la situación y sacar las respectivas conclusiones para que la lección sea aprovechada en nuevas ocasiones, tanto sea para evitar la toma de decisiones que nos conduzcan a resultados no deseados o en caso contrario, a potenciar aquellas acciones que pueden llegar a ser más exitosas.
Una lección aprendida:
- Surge de un proceso sistemático de análisis y reflexión colectiva con participación de todos los involucrados.
- Puede ser positiva o negativa, según el resultado alcanzado al sobrepasar o no nuestros objetivos.
- Debe ser útil y oportuna.
- Requiere de mecanismos de difusión, debe estar disponible para posibilitar su utilización.
- Es un primer paso para la identificación de posibles buenas prácticas.
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Utilizar las Lecciones Aprendidas
La experiencia no es lo que nos ha pasado sino lo que somos capaces de aprender de las situaciones que hemos vivido. Todos conocemos el refrán que dice que «el hombre es el único animal que tropieza dos veces con la misma piedra». En resumen, nos quiere decir que si repetimos el mismo error, es que no fuimos capaces de aprender del resultado de la primera vez.
Para que una lección sea aprendida, es imprescindible que se produzca la respectiva acción de cambio de actuación. Solo podemos hablar de aprendizaje cuando somos capaces de tener una actuación diferente de la anterior con la finalidad de obtener un resultado distinto. Por lo que no será suficiente con realizar el análisis, la reflexión, obtener las conclusiones, redactar informes o normas para aprender. Debemos pasar a la acción y cambiar nuestra forma de actuar para que podamos afirmar que hemos aprendido de una lección.
Para que las lecciones aprendidas sean oportunas y útiles, éstas deben ser:
- Aplicables. Deben tener un impacto real o potencial en las operaciones o procesos que debemos realizar.
- Válidas. Deben estar basadas en hechos que sean verdaderos.
- Significativas. Identifican procesos o decisiones que disminuyen o eliminan los posibles fallos o son capaces de posibilitar un resultado mejor.
Para localizar posibles lecciones de las que podamos aprender, debemos centrarnos en analizar:
- Errores que hemos cometido.
- Distintos riesgos a que el proyecto se ha visto expuesto.
- Aquellas decisiones que mejor funcionaron.
- Procesos y técnicas que más eficacia y eficiencia aportaron.
A la hora de discutir y analizar las lecciones aprendidas del proyecto es recomendable:
- Ser positivo persiguiendo la mejora continua.
- No culpar a nadie de los fracasos, no centrarse en los errores sino en las soluciones.
- Centrarse en los éxitos así como en los fracasos.
- Indicar cuáles estrategias contribuyeron al éxito.
- Indicar qué estrategias de mejora tendrían los mejores impactos.
De Lecciones Aprendidas a buenas prácticas
Las lecciones aprendidas nos permitirán:
- Identificar factores de éxito como la eficacia, la eficiencia y la sostenibilidad.
- Identificar deficiencias en políticas, estrategias, programas, proyectos, procesos, métodos y técnicas.
- Identificar y resolver problemas a través de nuevas metodologías de acción.
- Mejorar la toma de decisiones futuras.
- Definir modelos para las demás intervenciones.
La documentación de una lección aprendida es un primer paso para la identificación y validación de las buenas prácticas. Mientras las lecciones aprendidas pueden originarse en uno o varios proyectos o iniciativas, las buenas prácticas surgen del conocimiento y de las lecciones acumuladas en múltiples prácticas, con el fin de dar origen a estándares.
Las buenas prácticas pueden definirse como las soluciones eficaces y eficientes para resolver un problema. Estas prácticas han sido mas que validadas mediante su uso extensivo y la obtención de resultados positivos en contextos diversos, las cuales son confirmadas por un sin numero de evaluaciones de sus resultados.
Las buenas prácticas son aquellas que:
- Han sido ejecutadas con comprobada efectividad a lo largo del tiempo.
- Pueden ser replicadas y aplicadas en diferentes entornos produciendo resultados similares.
- Han posibilitado cumplir o sobrepasar los objetivos establecidos y han sido capaces de producir los productos o entregables esperados.
- Son capaces de sostenerse en el tiempo.
Conclusiones de las Lecciones Aprendidas
El desarrollo de un documento formal de lecciones aprendidas se completa durante el proceso de cierre del proyecto y el registro de las lecciones aprendidas debe ocurrir durante todo el ciclo de vida del proyecto. Debe ser durante porque de esa manera se asegura un registro correcto de las mismas sin la perdida de información clave con el transcurso del tiempo. También debe ser al cierre del proyecto porque es el momento de realizar una revisión general de todas las lecciones y obtener valiosas conclusiones sobre la planificación, los resultados obtenidos y el desempeño del equipo a lo largo del proyecto.
Cabe resaltar que las lecciones aprendidas de antiguos proyectos deben y pueden ser utilizadas durante todo el ciclo de vida del nuevo proyecto, tanto al inicio, durante la realización, así como al final del proyecto mismo. Sería mucho más conveniente que al momento de registrar una lección aprendida, se lanzara automáticamente la petición para su evaluación y en caso de ser aprobada, realizar las mejoras necesarias. Convertiremos así a las lecciones aprendidas en una potente herramienta para promocionar el cambio en la organización y en uno de los mejores mecanismos para fomentar la mejora continua y la innovación. Además es un buen instrumento para reconocer el trabajo de los equipos de desarrollo pues verán sus esfuerzos por mejorar trasladados a otros áreas o al conjunto de la organización.
En resumen, las buenas prácticas sobre las lecciones aprendidas deberán:
- Permitir registrarlas en cualquier momento y no sólo cuando finalizan los proyectos.
- Contemplar cualquier tipo de actividad emprendida por la organización.
- Proporcionar información completa de los procesos, métodos, técnicas o herramientas que se ven afectados y el impacto económico de los cambios realizados.
- Facilitar la transferencia de lo aprendido desde la base de conocimiento hacia las otras áreas de competencia, departamentos o a toda la organización.
- Permitir las peticiones de cambio en los sistemas que en caso de ser aprobadas, facilitarán la transferencia del conocimiento adquirido en forma inmediata.
- Promover el reconocimiento a los esfuerzos de mejora a todos los miembros de la organización.
- Promover la utilización de indicadores y la valoración del impacto económico para justificar la viabilidad del nuevo sistema implantado.
¿Qué opinas sobre las Lecciones Aprendidas? ¿Tienes en cuenta su necesidad para alcanzar las buenas prácticas? ¿Cuál consideras que es el momento oportuno para su análisis, durante o al final del proyecto?
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