10 Maneras para estimar los costes de un proyecto

La importancia de estimar Costes

Para estimar los costes de un proyecto, existen ciertas herramientas y técnicas que se utilizan con el fin de calcular, de una forma muy aproximada, cuales serán los costes de cada una de las actividades que componen un proyecto determinado.

10 maneras para estimar los costes de un proyecto

Estimar los costes en un proyecto consiste en realizar la identificación de todos y cada uno de los elementos que tendrán un determinado coste dentro de un proyecto, identificando y valorando los costes de los distintos materiales, insumos, recursos humanos, servicios, equipamiento, transportes y demás recursos que serán necesarios para la realización de todas y cada una de las actividades identificadas en el proyecto. El conjunto de todas las actividades del proyecto será el responsable de generar el coste total de un proyecto.

En todo proyecto no es cuestión de establecer un presupuesto de forma ligera, es preciso realizar una estimación totalmente ajustada a la realidad en cuanto al coste de todas y cada una de las actividades que fueron identificadas en el proyecto para lograr alcanzar el éxito.

10 maneras para estimar los costes de un proyecto

La gestión del coste junto con la gestión del tiempo y el alcance, forman lo que en el ámbito de los proyectos se denomina la triple restricción. Sobre estas tres áreas se localizan las restricciones del proyecto y la mayoría de los riesgos que pueden llegar a plantear el fracaso de un proyecto. No es de extrañarnos, que la identificación de cada uno de los costes del proyecto sea, una de las tareas fundamentales y debamos dedicar el tiempo y el esfuerzo necesario, utilizando las herramientas y técnicas adecuadas, para hacerlo de la mejor forma posible.

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Herramientas y técnicas para la estimación de Costes

10 Herramientas y técnicas utilizadas para la estimación de costes en proyectos:

  1. Juicio de Expertos. Numerosas variables, algunas como los valores de la mano de obra y los servicios, los costos de los materiales, insumos y equipamiento, la posible actualización de precios, los factores de riesgo, entre otras, influyen de forma directa en la estimación de costes. Asistido por la información disponible de proyectos anteriores, el juicio de expertos aporta una perspectiva valiosa sobre el entorno y la información procedentes de proyectos similares anteriores. El juicio de expertos también puede utilizarse para determinar si es conveniente combinar métodos de estimación y cómo conciliar las diferencias entre ellos.
  2. Estimación Análoga. La estimación de costes por analogía, utiliza los valores de parámetros como el alcance, el coste, el presupuesto y la duración, o medidas de escala tales como el tamaño, el peso y la complejidad de un proyecto anterior similar, como la base para estimar el mismo parámetro o medida para un proyecto actual. Por lo general, la estimación de costes por analogía es menos compleja y costosa y requiere menos tiempo que las otras técnicas, pero también es menos exacta. Puede aplicarse a todo un proyecto o a partes del mismo, y puede utilizarse en conjunto con otros métodos de estimación. La estimación análoga es más confiable cuando el proyecto anterior es similar, no sólo en apariencia sino en los hechos y cuando los miembros del equipo del proyecto responsables de efectuar los estimados poseen la experiencia necesaria.
  3. Estimación Paramétrica. La estimación paramétrica, utiliza una relación estadística entre los datos históricos y otras variables para calcular una estimación de parámetros de una actividad tales como coste, presupuesto y duración. Con esta técnica pueden lograrse niveles superiores de exactitud, dependiendo del grado de sofisticación y de los datos que se utilicen en el modelo. La estimación paramétrica de costes puede aplicarse a todo un proyecto o a partes del mismo, en conjunto con otros métodos de estimación.10 maneras para estimar los costes de un proyecto
  4. Estimación Ascendente. La estimación ascendente es un método para determinar los componentes del trabajo. El coste de cada paquete de trabajo o de cada actividad se calcula con el mayor nivel de detalle. El coste detallado luego se resume o se acumula en niveles superiores para fines de información y seguimiento. En general, la magnitud y complejidad de la actividad o del paquete de trabajo individual influyen en el coste y la exactitud de la estimación ascendente de costes.
  5. Estimación por Tres Valores. La exactitud de las estimaciones de costes de una actividad única puede mejorarse tomando en consideración la incertidumbre y el riesgo. Este concepto se originó con la Técnica de Revisión y Evaluación de Programas (PERT). El PERT utiliza tres valores estimados para definir un rango aproximado del coste de una actividad:
    • Más probable (cM). El coste de la actividad se basa en una evaluación realista del esfuerzo necesario para el trabajo requerido y en cualquier gasto previsto.
    • Optimista (cO). El coste de la actividad se basa en el análisis del mejor entorno posible para esa actividad.
    • Pesimista (cP). El coste de la actividad se basa en el análisis del peor entorno posible para esa actividad.
    • El análisis según el método PERT, calcula un coste Esperado (cE) de la actividad utilizando un promedio ponderado de estas tres estimaciones:
      • cE = (cO + 4cM + cP) / 6
    • Las estimaciones de costes basadas en esta ecuación o aun en un promedio simple de los tres valores, pueden proporcionar un mayor grado de exactitud y los tres valores aclaran el rango de incertidumbre de las estimaciones de costes.10 maneras para estimar los costes de un proyecto
  6. Análisis de la Reserva. Las estimaciones de costes pueden incluir reservas para contingencias, llamadas a veces asignaciones para contingencias con la finalidad de tener en cuenta la incertidumbre del coste. La reserva para contingencias puede ser un porcentaje del coste estimado, una cantidad fija, o puede calcularse utilizando métodos de análisis cuantitativos como el valor monetario esperado. A medida que se dispone de información más precisa sobre el proyecto, la reserva para contingencias puede utilizarse, reducirse o eliminarse. Debe identificarse claramente esta contingencia en la documentación del proyecto. Las reservas para contingencias forman parte de los requisitos de financiamiento.
    • Valor Monetario Esperado. Es el resultado producto del posible impacto como la consecuencia del riesgo en dinero por la probabilidad de ocurrencia del riesgo en el proyecto, esto es:
      • VME = Impacto (expresado como valor monetario) x Probabilidad
    • Reserva de Contingencia. Será calculada a través de una combinación estadística de los Valores Monetarios Esperados. Para ello deberíamos combinar adecuadamente todos los sucesos, típicamente con herramientas adecuadas de simulación de proyectos. En caso de identificar un riesgo que eventualmente pueda impactar de forma positiva al proyecto, lo que será una oportunidad, entonces el VME tomará un valor negativo y en consecuencia se disminuirá la reserva de contingencia.
  7. Reserva de Gestión. Se refiere a aquella cantidad destinada para aquellos riesgos que no son conocidos, es decir, eventos que tienen la probabilidad de suceder pero que no están totalmente identificados. Por este motivo, la reserva de gestión estará centrada en el nivel de la alta dirección y no formará parte de la línea base, por lo que no se considera que esté dentro del ámbito de la gestión del director del proyecto.
  8. Costo de la Calidad. Los supuestos relativos a los costes de la calidad  pueden utilizarse para preparar la estimación de coste de las actividades.
  9. Software de Estimación de Costes. Las aplicaciones de software de estimación de costes, las hojas de cálculo y las herramientas de simulación y estadísticas, son cada vez más utilizadas como asistentes en el proceso de estimación de costes. Estas herramientas pueden simplificar el uso de algunas de las técnicas de identificación y valoración de costes, facilitando la consideración rápida de las alternativas para la estimación de costes.
  10. Análisis de Propuestas para Licitaciones. Los métodos de estimación de costes pueden incluir el análisis de cuánto debe costar el proyecto, con base en las propuestas de vendedores calificados. En los casos en los que los proyectos se otorgan mediante procesos competitivos, se puede solicitar al equipo del proyecto un trabajo adicional de estimación de costes para examinar el precio de cada uno de los distintos entregables y obtener un coste que sustente el coste total final del proyecto.10 maneras para estimar los costes de un proyecto

 

¿Qué importancia tiene para ti, la estimación de costes en un proyecto? ¿Qué herramientas o técnicas, consideras más útiles para realizar las estimaciones? ¿Cuáles son las utilizadas en tu ámbito laboral?
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