Errores en la gestión de proyectos

Detrás del fracaso de un proyecto, encontramos los mismos errores de gestión que se repiten una y otra vez. Errores que son más comunes de lo que solemos pensar y que podemos llegar a evitar si los tenemos en cuenta para nuestro próximo proyecto.

Una buena alternativa para adelantarnos a un posible fracaso del proyecto, es listar cuales son los errores más comunes que se suelen cometer en la gestión de proyectos y estar atentos de no caer en estos fallos tan comunes.

También te podría interesar:

• ¿Cómo potenciar la Motivación en el equipo de trabajo?
• Líder de Proyecto. Héroe o villano en la gestión de proyectos
• Equipo de Trabajo, parte fundamental de todo proyecto
• La Comunicación en la gestión de proyectos

Los 10 Errores más comunes 

1. No tener claro el objetivo del proyecto. Es fundamental preguntarnos en cualquier actividad ¿Qué se quiere alcanzar?, ¿Qué es lo que se quiere lograr y para qué?  Si no tenemos respuesta a estas preguntas es casi imposible trazar un plan para lograr algo. Como podremos alcanzar algo sino sabemos que es lo que queremos lograr. En la gestión de proyectos, para determinar la mejor manera de gestionarlo, de comprometer a los interesados, de contextualizar lo que se espera del proyecto y las causas que lo han puesto en marcha, debemos tener claramente establecido cual es el objetivo del proyecto, con el cual podremos también determinar todos los criterios para alcanzar el éxito.
2. Falta de planificación. Planificar las tareas, los recursos y los plazos, es esencial antes de comenzar un trabajo. Ir haciendo las cosas sobre la marcha, a menudo nos puede resultar muy sencillo… pero puede salirnos muy caro. Para lograr el éxito, debemos previamente trazar un camino claro que nos lleve a conseguir los objetivos deseados y esto no es otra cosa que la planificación. La planificación nos permite evaluar todas las alternativas y recursos antes de utilizarlos para definir cual es la forma más acertada para llevar a cabo los pasos necesarios para alcanzar los objetivos del proyecto, poder distribuir y asignar los recursos disponibles de la manera más eficaz y eficiente.
3. Errores de comunicación. Gestionar la comunicación en el proyecto es fundamental para que la información necesaria esté disponible en tiempo y forma a todos los interesados del proyecto. la desinformación producida por la mala gestión de la comunicación puede llevarnos a que se produzcan todo tipo de retrasos, malos entendidos y el aumento de los costes en la ejecución del proyecto.
4. Omitir el análisis de riesgos. Todo actividad implica riesgos y todo proyecto también. Realizar el adecuado análisis de riesgos del proyecto nos permitirá identificar cuales pueden ser los posibles problemas que nos podemos llegar a encontrar en su realización y tomar las medidas necesarias para minimizar sus efectos.
5. Mala identificación de los interesados. Todo proyecto tiene su conjunto de interesados y son de lo mas variados, desde el cliente, los miembros del equipo hasta los usuarios finales del proyecto. Para que la gestión del proyecto sea exitosa es fundamental identificar claramente a cada uno de los distintos interesados del proyecto en cuanto a su rol y responsabilidad en el proyecto, con ello lograremos evitar todo tipo de malos entendidos.
6. Falta de medición y control. Es importante realizar controles y mediciones periódicas del grado de avance del proyecto, esta actividad nos dará con claridad el estado entre lo planeado y lo ejecutado para tomar las medidas oportunas si encontramos algún tipo de distorsión.
7. Excedernos en los costes. Es un problema mucho más frecuente de lo que se suele suponer, por lo general enmascara la mala gestión del proyecto. Debemos saber evitarlo a tiempo mediante una rigurosa planificación y un minucioso análisis de los riesgos.
8. Tareas críticas mal gestionadas. Las tareas críticas son aquellas que condicionan a otras varias actividades, por lo que hay que tenerlas muy controladas y supervisadas en todo momento con el fin de evitar que un pequeño retraso en una de ellas, amplifique los retrasos en las actividades que de ella dependen.
9. Falta de plan de contingencias. Hay que tener prevista de antemano la forma de solucionar los posibles problemas que pueden acontecer en el desarrollo del proyecto.
10. No aprender de los Errores. Cuando se termina un proyecto y hemos realizado las tareas de cierre del  mismo, es importante revisar cómo hemos desarrollado el proyecto y destinar el tiempo necesario a meditar y sacar conclusiones de lo que se realizo bien, lo que es mejorable y cuales fueron los Errores que se han cometido. Toda esta información tiene que formar parte de las lecciones aprendidas que nos serán de gran utilidad para proyectos futuros.

Evitando los Errores del pasado

El primer paso esta dado, hemos detectado los Errores que comúnmente se cometen en la gestión de los proyectos, con este paso no evitaremos los fracasos en los proyectos, si lograremos identificar cuales son los posibles caminos que nos llevan a no alcanzar el éxito en un proyecto.

Es importante analizar el desarrollo de todos los proyectos terminados, la información que podemos obtener en este análisis, nos puede ser de mucha utilidad en proyectos futuros. Las lecciones aprendidas en proyectos anteriores por el equipo de trabajo es la mejor herramienta de mejora continua para todo equipo.

Tener claros los objetivos del proyectos desde el principio, realizar una buena planificación, identificar a todos los interesados, realizar una buena gestión de la comunicación, analizar los riesgos, realizar mediciones y controles periódicos, gozar de cierto grado de flexibilidad, son las mejores herramientas que podemos tener a nuestro alcance para garantizar el éxito de todo proyecto.

Recordar que toda actividad humana es mejorable en el tiempo. Es importante que estemos atentos a posibles fallos para poder determinar a tiempo las acciones correctivas necesarias con la finalidad de mejorar en forma continua la gestión de todo proyecto.

En caso de detectar la imposibilidad de alcanzar algún objetivo del proyecto, debemos realizar todas las gestiones de cambio a nuestro alcance para lograr éxito del mismo. Nuestro primer objetivo debe ser siempre el éxito del proyecto, poner todo el potencial humano disponible del equipo de trabajo es nuestra mejor garantía para alcanzar el éxito de un proyecto.

¿Cuál de estos Errores te parecen mas comunes en la gestión de proyectos, podrías agregar alguno más? Espero tus comentarios y si te parece interesante, compártelo. Gracias.