La comunicación en la Gestión de Proyectos
En la Gestión de Proyectos, la gestión de la comunicación es uno de los factores críticos de todo proyecto.
Según la guía PMBOK®, la gestión de la comunicación incluye todos los procesos necesarios para asegurar la generación, recolección, distribución, almacenamiento y última disposición de la información del proyecto, en forma y tiempo apropiados.
En pocas palabras, el responsable del proyecto tiene que asegurar de que todos los interlocutores de su proyecto o stakeholders poseen o tienen acceso, en el momento adecuado, a toda la información requerida utilizando los medios más adecuados y eficaces.
Esto es sumamente relevante ya que una mala gestión de la comunicación y de la información en cualquier proyecto puede incrementar el tiempo que se debe invertir en comunicar, distribuir, compartir y acceder a la información, e incluso puede llegar a producir el fracaso total del proyecto.
Para que el responsable del proyecto disponga de la información necesaria en cada momento, deberá interactuar con los miembros del equipo de trabajo, los clientes, los proveedores y demás interesados. Cuanto más cercano sea el responsable del proyecto a todos los stakeholders, mejor será la información que obtenga y mejor el grado de comunicación.
El responsable del proyecto tiene que poseer una marcada faceta social con todos aquellos Stakeholders del proyecto. Esta faceta social no es solo de tipo presencial, es necesario dominar todo tipo de herramientas que logren facilitar la comunicación con equipos multidisciplinares como multilocalizados.
Se hace necesario cada vez más, el uso de una red social corporativa como herramienta que facilite las comunicaciones con todos aquellos interesados con el proyecto a los que no es posible tener una comunicación directa de tipo presencial, por lo general, estos son miembros deslocalizados del equipo de trabajo que tendrán que interactuar con los demás mediante el teletrabajo.
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Las redes sociales corporativas en la Gestión de Proyectos
Las redes sociales corporativas pueden brindar beneficios a la hora de facilitar la comunicación en los proyectos.
- Facilita el acceso a la experiencia del equipo. Toda la experiencia acumulada en el proyecto actual y en los anteriores, puede ser compartida en forma instantánea. Todo ese conocimiento se puede utilizar para resolver diferentes situaciones que se presentan en el día a día de un proyecto.
- Una red social corporativa puede ser una forma muy dinámica para la formación de los miembros del equipo de trabajo, la resolución de dudas o problemas.
- Base de datos del proyecto. Una red social corporativa, puede ser el punto principal de acceso a los recursos compartidos al alcance de todos los interesados y brinda la posibilidad de actualizar los avances del proyecto de manera instantánea.
- Reducir reuniones. El exceso de reuniones es un mal muy difundido en las empresas. Mediante una red social corporativa, se puede comunicar específicamente tanto los temas a tratar en cada reunión como los actividades previas necesarias que cada participante deberá realizar, con la finalidad de reducir al máximo los tiempos de cada reunión y hacer que estas sean altamente productivas.
- Potenciar la gestión de comunicación en entornos deslocalizados. Cuando los miembros del equipo de trabajo están presentes en distintas ubicaciones de la empresa, del cliente o en diferentes zonas geográficas, una red social corporativa puede facilitar la labor de compartir toda la información relevante con los demás miembros del equipo, reduciendo o incluso eliminando, los problemas derivados de no estar ubicados en la misma localización y en diferentes zonas horarias.
- Acceso extendido 24 x 7. Una red social corporativa esta operativa las 24 horas los 7 días de la semana, por lo que presta un servicio sin interrupciones sin depender de horarios diferentes, de localizaciones distintas o de diferentes calendarios laborales. Podemos disponer de una herramienta de comunicación en cualquier momento, quedando constancia tanto de todas las incidencias como de los avances producidos en el proyecto, con la posibilidad de ser consultados en todo momento por todos los interesados del proyecto.
Una red social corporativa puede generar un entorno ideal de trabajo donde los distintos interesados del proyecto, puedan interactuar en función del rol que tengan asignado, con independencia de su ubicación física y temporal.
