La Comunicación en la gestión de proyectos

Importancia de la Comunicación

Continuando desarrollando el tema de la entrada anterior, sobre la Comunicación y la gestión de proyectos.

La Comunicación se ha convertido en indispensable para lograr el éxito en los proyectos y en la organización de las empresas. Es por ello necesario y sumamente importante, reflexionar y planificar sobre cómo es la mejor manera de comunicarnos en el ámbito de la gestión de los proyectos y de la organización de la empresa.

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Comunicarnos, supone una parte importante de nuestro día a día y deberíamos prestarle la atención que se merece. Un responsable de proyecto, invierte la mayor parte de su tiempo en comunicarse con todos los interesados o stakeholders del proyecto:

  • Los miembros del equipo de trabajo.
  • El clientes del proyecto.
  • Los usuarios.
  • Los proveedores.
  • Los gestores de la organización a la que pertenece.
  • Los compañeros de trabajo.

Esta comunicación se realiza con diversos fines:

  • Negociando.
  • Reportando el estado del proyecto.
  • Asignando trabajo al equipo.
  • Obteniendo información de la ejecución del proyecto.

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La Comunicación en la gestión de proyectos

Diferentes dimensiones de la comunicación en la gestión de proyectos:

  • Interna, con el equipo de trabajo del proyecto.
  • Externa con el cliente, los usuarios y los proveedores del proyecto.
  • Formal, mediante informes, presentaciones y documentos.
  • Informal, a través de correos electrónicos y conversaciones de pasillo o telefónicas.
  • Vertical, hacia los distintos niveles de la estructura de la organización.
  • Horizontal, entre los compañeros de un área o equipo de trabajo.
  • Oficial , comunicación con organismos oficiales o interna de la compañía.
  • No Oficial, comunicación con compañeros y colaboradores.
  • Escrita, comprende todo tipo de escritos del proyecto.
  • Oral, comprende todo comunicación no escrita sobre el proyecto.
  • Verbal, mediante el uso del lenguaje hablado. En equipos donde se utilizan distintos idiomas o modismos, es conveniente, prestar suma atención para que no se produzcan malas interpretaciones.
  • No Verbal, comunicación que comprende el lenguaje corporal ante un interlocutor. Debemos tener en cuenta, actitud, postura, gestos, comportamiento, distracciones, estos pueden llegar a suponer una barrera a la hora de comunicarnos.la-comunicacion-en-la-gestion-de-proyectos

 

Presentación sobre la Comunicación en la gestión de proyectos. Vía

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Mejorar la Comunicación en la gestión de proyectos

  • Planificar la gestión de la Comunicación. En ningún proyecto podemos dejar de planificar la gestión de comunicación. Hay que limitar al máximo la improvisación para evitar el riesgo de decir lo que no se debe. Debemos tener claro qué queremos transmitir, cuando hacerlo, cómo hacerlo, qué soporte vamos a usar y, sobre todo, quienes serán nuestros interlocutores.la-comunicacion-en-la-gestion-de-proyectos
  • Uso de un lenguaje simple. Esto es muy importante en un entorno altamente especializado, sobre todo en comunicaciones con usuarios. Tenemos que comunicar pensando en quien recibe el mensaje, no en quien lo emite. Muchas veces tendemos a usar un lenguaje que sólo entendemos en nuestro ámbito de trabajo.
  • Fomentar el feedback con el receptor. Este punto nos permite reforzar la comprensión del mensaje. Tenemos que asegurarnos que nuestro interlocutor ha entendido lo que queremos transmitir.
  • Definir múltiples canales de comunicación. Tenemos que determinar cuales son las líneas de comunicación principales en nuestro proyecto,  formalizarlas y controlarlas de forma permanente.
  • Determinar la sensibilidad del receptor respecto a la información que se va a transmitir.
  • En comunicaciones presenciales es importante prestar atención al lenguaje corporal del receptor. Esto nos dará pistas si la información se está recibiendo correctamente.
  • Comunicar en el momento adecuado, y con el formato y medios correctos.
  • Reforzar las palabras con acciones. Debemos reforzar nuestro mensaje con actuaciones claras que no den lugar a malas interpretaciones.
  • Escucha activa. Tenemos que escuchar y entender la comunicación desde el punto de vista de quien origina el mensaje.
¿Qué grado de importancia tiene la Comunicación en la gestión de tus proyectos? Espero tus comentarios y si te parece interesante, compártelo. Gracias.

 

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