Planificar nuestras acciones

Planificar es detallar con claridad todas las acciones que deberemos realizar para alcanzar el o los objetivos que nos hemos propuesto. Es concretar un plan de acción para lograr el éxito en cualquier actividad.

En la gestión de proyectos, la planificación es la etapa en la que se reúne toda la información sobre el proyecto y se decide qué, cómo, quién y cuándo se hará para producir cada entregable. El resultado de la planificación es el plan del proyecto, que servirá de documento base durante la fase de ejecución del proyecto.

Estamos de acuerdo que tener un buen plan es fundamental para alcanzar los objetivos del proyecto, pero entonces ¿cuáles son los motivos por los que en muchos casos afrontamos un proyecto con una escasa planificación? Esto es más común de lo que pensamos, se suele utilizar el método de la improvisación, la metodología de ir resolviendo sobre la marcha.

La improvisación no es una buena opción, lo más probable es que nos lleve al fracaso del proyecto. Para alejarnos de esta posibilidad, es importante que dediquemos el tiempo y los esfuerzos necesarios para realizar una planificación adecuada de todas las acciones necesarias de nuestro proyecto.

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Criterios para planificar

Planificar es armonizar dos tipos de elementos muy diferentes entre sí, por un lado tenemos los objetivos del proyecto que son exigentes, múltiples y difíciles y por el otro lado, tenemos los recursos que son limitados, costosos y rígidos.

La planificación de un proyecto se debe afrontar de manera adecuada para que al final del mismo se pueda hablar de éxito. No se trata de una etapa independiente a realizar en un momento concreto del ciclo del proyecto. No se puede hablar de un antes y un después al proceso de planificación puesto que según el grado de avance que tenga el proyecto será necesario modificar tareas, reasignar recursos, dicho de otra forma el proceso de planificación es un proceso dinámico dentro de la gestión del proyecto.

Debemos tener claro que si bien podemos hablar de una etapa de planificación dentro de la gestión del proyecto, llamada así porque aglutina la mayor parte de los esfuerzos para planificar todas las variables que se darán cita, cada vez que se intenta prever un comportamiento futuro y se toman las medidas necesarias estaremos planificando.

Encontramos dos grandes fases en las que la planificación cobra el máximo protagonismo en la gestión de proyectos. La primera es necesaria para estudiar y establecer la viabilidad de un posible proyecto, ya sea interno o externo. Hay que hacer los correspondientes estudios técnicos, de mercado, financieros, de rentabilidad… así como una estimación de los recursos necesarios y los costes generados. Todo ello constituye el elemento fundamental en el que se apoya el cliente (que puede ser la propia organización en el caso de proyectos internos) para decidir sobre la realización o no del proyecto.

La segunda fase importante de la planificación tiene lugar una vez se ha decidido ejecutar el proyecto. Este es el momento de realizar una planificación detallada punto por punto. Uno de los errores más importantes y graves en gestión de proyectos es querer arrancar con excesiva premura el proyecto, sin haber prestado la atención debida a una serie de tareas previas de preparación, organización y planificación que son imprescindibles para garantizar la calidad de la gestión y el éxito posterior.

La planificación de un proyectos debe poseer un notable grado de agilidad y dinamismo, no es razonable planificar un proyecto y pensar que esa planificación es ya definitiva e inmutable. En casi todos los casos, la realidad no coincide exactamente con lo previsto, por lo que es necesario ir haciendo ajustes periódicos. La planificación es una herramienta para la gestión y la toma de decisiones, no para imaginar en un primer momento una evolución que posteriormente el tiempo se encargará de demostrar que estaba equivocada.

Aunque existen técnicas de planificación muy avanzadas y elaboradas, la adecuada planificación se basa, ante todo, en una actitud de anticipación que no es sino una evidente manifestación del sentido común. Es fundamental aplicar la experiencia adquirida mediante las lecciones aprendidas en proyectos anteriores. La planificación exitosa se logra a base de la mejora continua proyecto tras proyecto.

Pasos para planificar con éxito

Para planificar con éxito debemos realizar estos seis pasos:

1. División del trabajo. El proceso de construcción de una estructura de división del trabajo comienza descomponiendo el proyecto en sus objetivos principales y en una descomposición sucesiva, hasta identificar el trabajo de desarrollo que se necesita llevar a cabo. Una regla general a aplicar, es continuar dividiendo el proyecto en actividades que no ocupen menos del 5 por ciento de la duración total estimada.
2. Estimación de tiempos. Sólo es posible comenzar a estimar el tiempo que nos llevará el proyecto, cuando hayamos descompuesto adecuadamente cada objetivo en tareas más simples. Si nos centramos en el nivel más bajo de la estructura de división del trabajo, es posible hacer predicciones bastante precisas del esfuerzo necesario para completar dichas actividades, y en consecuencia, para completar el proyecto en su totalidad.
3. Identificación de hitos. Los hitos son objetivos intermedios en el proceso de desarrollo del proyecto y constituyen pasos previos para la consecución de la meta final. Elegirlos correctamente ayuda a darse cuenta de los progresos realizados, así como a percibir inmediatamente si el desarrollo del proyecto se sale del esquema preestablecido en la planificación.
4. Encadenamiento de actividades. Se puede utiliza una red de actividades para averiguar el orden en que hay que realizar las diferentes tareas. Estas estructuras se desarrollaron hacia finales de los años cincuenta, para ayudar a la planificación de grandes proyectos, existen distintas variantes, diagramas PERT, redes CPM o red de diagramas.
5. Planificación temporal. Utilizando alguna de las distintas variantes mencionados en el punto anterior, podemos disponer de un gráfico que muestra las relaciones entre las tareas del proyecto y la duración de cada una de las actividades con lo que podremos definir cuales son las tareas que conforman el camino crítico y que holgura de tiempo tienen las actividades que no están en el camino crítico. Con estas herramientas podremos realizar una estimación temporal para la realización de todas las actividad del proyecto.
6. Replanificación. Es muy posible que al final del paso anterior, se tome conciencia que se está intentando abarcar demasiadas actividades del proyecto en el tiempo de que se dispone. Replanificar significa ir hacia atrás en nuestros planes ajustando y modificando nuestros esquema a una forma más adecuada.

El resultado de planificar 

El resultado de la planificación es un documento llamado el plan de gestión del proyecto, el cual servirá de documento base durante la fase de ejecución. El plan de gestión del proyecto contiene:

• Información general de gestión
• Líneas base
  • Línea base de alcance.
  • Línea base de tiempo.
  • Línea base de coste.
• Planes subsidiarios
  • Plan de Gestión de Alcance.
  • Plan de Gestión de Requisitos.
  • Plan de Gestión de Tiempos.
  • Plan de Gestión de Costes.
  • Plan de Gestión de Calidad.
  • Plan de Mejora de Procesos.
  • Plan de Recursos Humanos.
  • Plan de Gestión de Comunicaciones.
  • Plan de Gestión de Riesgos.
  • Plan de Gestión de Adquisiciones.
• Nivel de implementación de cada uno de los procesos del ciclo de vida del proyecto.
• Herramientas y técnicas para completar dichos procesos.
• Cómo se aprobará el trabajo realizado.
• Cómo se controlará el progreso respecto a la línea planificada.
• Cómo se gestionarán los cambios.

¿Dedicas el tiempo y los esfuerzos necesarios para planificar ¿Puedes aportar otros criterios de planificación del proyecto? Espero tus comentarios y si te parece interesante, compártelo. Gracias.