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Triple Restricción en un proyecto, costo, tiempo y alcance

Triple Restricción el costo, el tiempo y el alcance

En todo proyecto existen muchas restricciones, pero hay tres que se consideran especialmente más importantes y son comunes para todos los proyectos y son: el costo, el tiempo y el alcance y conforman lo que se denomina, la triple restricción de un proyecto.

Triple Restriccion en un proyecto

La triple restricción de un proyecto esta compuesta por:

  • La restricción de coste, que se refiere a la cantidad presupuestada necesaria para alcanzar los objetivos del proyecto.
  • La restricción de tiempo, que se refiere a la cantidad de tiempo que disponemos para completar un proyecto.
  • La restricción de alcance, que se refiere a lo que se debe hacer para producir el resultado final del proyecto.

Según la guía del PMBoK®, las restricciones son: “El estado, la calidad o la sensación de ser restringido a un curso de acción o inacción determinado. Una restricción o limitación aplicable, ya sea interna o externa a un proyecto, que afectará el desempeño del proyecto o de un proceso”. Por ejemplo, una restricción del tiempo o del cronograma consiste en una limitación o condicionamiento aplicado sobre el cronograma del proyecto que afectará al momento en el que una actividad del cronograma puede programarse y que suele presentarse bajo la forma de fechas fijas impuestas.

Una de las tareas en la dirección de un proyecto es equilibrar las distintas restricciones contrapuestas del proyecto que están relacionadas, entre otros aspectos, con el costo, el tiempo y el alcance del proyecto.

Triple Restriccion en un proyecto

La triple restricción es válida para todos los tipos de proyectos con independencia de cuál sea su envergadura o naturaleza y estas tres variables relacionadas con el costo, el tiempo y el alcance, están tan estrechamente relacionadas que cualquier cambio en alguna de las variables afectará necesariamente a las otras dos, de una manera positiva o negativa.

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La gestión del Alcance del proyecto

Gestión del Alcance

La gestión del alcance del proyecto incluye todas aquellas actividades que aseguran que el proyecto desarrollará todo el trabajo requerido, ha captado las necesidades del cliente y se han plasmado los requerimientos para su desarrollo, de forma que el proyecto pueda realizarse de forma exitosa. Se centra principalmente en definir y controlar lo que está y lo que no está incluido en el proyecto.

La gestión del alcance del proyecto

La declaración del alcance se utiliza para definir lo que está dentro de los limites del proyecto y lo que está afuera de esos límites. Por lo que el alcance, es la clara definición de los puntos que entran y no entran en el proyecto y que es acordado por todas las partes, refiriéndose a todos los requerimientos a satisfacer en el proyecto.

Una de las principales causas que ocasionan el fracaso de los proyectos es la inadecuada definición del alcance. Sin un alcance claro y bien definido, es prácticamente imposible cumplir con los objetivos del proyecto. En este sentido, la gestión del alcance es una actividad crucial durante la etapa de definición y planificación de un proyecto.

Según la guía del PMBOK®, la gestión del alcance del proyecto incluye todos y cada uno de los procesos que serán necesarios para garantizar que el proyecto incluya todo el trabajo requerido para ser completado con éxito.

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Gestionando el tiempo en los proyectos

La inadecuada gestión del Tiempo

El tiempo en todas las actividades, tanto las relacionadas con el ámbito personal como las relacionadas con los proyectos, nos suele resultar escaso. En la mayoría de las situaciones, esto depende en gran medida, de nuestra inadecuada administración de este escaso recurso.

Gestionando el tiempo en los proyectos

Todos tenemos a nuestra disposición, los mismos 7 días de la semana con sus 24 horas cada uno y dependerá de cada uno de nosotros, administrar de la forma más adecuada cada una de las horas disponibles de la semana, con la finalidad de aprovechar al máximo el tiempo que tenemos a nuestra disposición.

Gestionar adecuadamente este recurso es fundamental para lograr hacer frente a nuestra carga semanal de tareas dejando de lado, todas y cada una de las distracciones que se nos pueden presentar que son las que terminan disminuyen nuestra productividad.

Gestionando el tiempo en los proyectos

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10 Maneras para estimar los costes de un proyecto

La importancia de estimar Costes

Para estimar los costes de un proyecto, existen ciertas herramientas y técnicas que se utilizan con el fin de calcular, de una forma muy aproximada, cuales serán los costes de cada una de las actividades que componen un proyecto determinado.

10 maneras para estimar los costes de un proyecto

Estimar los costes en un proyecto consiste en realizar la identificación de todos y cada uno de los elementos que tendrán un determinado coste dentro de un proyecto, identificando y valorando los costes de los distintos materiales, insumos, recursos humanos, servicios, equipamiento, transportes y demás recursos que serán necesarios para la realización de todas y cada una de las actividades identificadas en el proyecto. El conjunto de todas las actividades del proyecto será el responsable de generar el coste total de un proyecto.

En todo proyecto no es cuestión de establecer un presupuesto de forma ligera, es preciso realizar una estimación totalmente ajustada a la realidad en cuanto al coste de todas y cada una de las actividades que fueron identificadas en el proyecto para lograr alcanzar el éxito.

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Innovación o mejora continua ¿Qué debemos potenciar?

Una palabra de actualidad, Innovación

La innovación es una de esas palabras que esta muy de moda en la actualidad, esta en boca de muchos empresarios y dirigentes que la suelen utilizar como un término casi mágico para dejarnos un tanto sorprendidos, poniendo énfasis en que todas las empresas están llamadas a gestionarla.

Innovación o mejora continua ¿Qué debemos potenciar?

Si tomamos su significado literal, no deja de ser un cambio producido en una actividad que va a introducir algo diferente, un cambio que producirá ciertas novedades. Dicho de esta forma puede darnos la impresión, que este término no sea tan tecnológico y maravilloso como suele parecer, por lo que podemos llegar a preguntarnos ¿qué es lo que se esconde detrás de esta palabra casi milagrosa, por qué a sido convertida en un tipo de meta que casi estamos obligados a alcanzar? y ¿si encierra tanto mérito, por qué no aumenta considerablemente su grado de implantación en nuestra sociedad?

La innovación representa el cambio y los cambios entrañan riesgos, es difícil invertir esfuerzos y recursos en intentar crear algo nuevo sin el componente de lo desconocido y de la incertidumbre, es decir, sin experimentar en cierto grado el riesgo. Esta una de las principales razones por las que las organizaciones no se entregan de lleno a innovar siendo que al parecer, la innovación es una de las panaceas de nuestro tiempo.

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La importancia de las Lecciones Aprendidas en un proyecto

El valor de las Lecciones Aprendidas

Podemos definir a las lecciones aprendidas como el conocimiento que podemos llegar  a adquirir mediante el análisis y la reflexión de un proceso o una experiencia que pueda haber tenido un resultado positivo o negativo. Para que estas lecciones puedan ser aprendidas, deben ser registradas en una base de conocimientos al alcance de todos, para que sean revisadas, consultadas y utilizadas en ocasiones futuras.

La importancia de las lecciones aprendidas en un proyecto

En caso de resultados negativos, el fruto del análisis del proceso nos servirá para alcanzar un buen nivel de comprensión de los propios errores, esto será muy necesario para ser aplicado en situaciones por venir, siendo esta una de las formas de evitar que se repitan los mismos fallos una y otra vez.

Una lección puede llegar a ser aprendida cuando el resultado que obtenemos de una acción o decisión, es diferente de lo que esperábamos. Esto significa que dicho resultado puede ser mejor, si se da el caso de que este supere nuestras expectativas o ser peor, en el caso que nos sintamos defraudados con lo obtenido. En ambos escenarios, tanto el resultado mejor como el peor, es imprescindible analizar detenidamente  la situación y sacar las respectivas conclusiones para que la lección sea aprovechada en nuevas ocasiones, tanto sea para evitar la toma de decisiones que nos conduzcan a resultados no deseados o en caso contrario, a potenciar aquellas acciones que pueden llegar a ser más exitosas.

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Gestión de Stakeholders, gestionando necesidades y expectativas

Los Stakeholders de un proyecto

Los stakeholders o interesados de un proyecto son aquellos que, en forma directa o indirectamente, son influenciados o ejercen influencia sobre el proyecto.gestion-de-stakeholders

Estos interesados pueden ser un amplio abanico de individuos u organizaciones que pueden estar a favor o en contra del proyecto y los podemos dividir en cuatro grupos principales:

  • Los beneficiarios del proyecto.
  • Los que implementan el proyecto.
  • Los que toman decisiones que afectan al proyecto.
  • Los que financian el proyecto.

La influencia que ejercen los interesados sobre el proyecto va desde la definición de los entregables, pasando por la formulación de la estrategia hasta influir en el comportamiento del equipo de trabajo. Por tanto la influencia de los interesados, al igual que los riesgos y la incertidumbre, es mayor al inicio del proyecto.

El principal impacto de la falta de participación de los interesados se relaciona con el alcance del proyecto. Aunque el proyecto sea considerado un éxito desde la perspectiva del director del proyecto o de la empresa, puede no serlo en caso de no cumplir completamente con los objetivos, necesidades y expectativas de todas las partes interesadas.

Los potenciales problemas asociados con una ineficaz participación de los interesados pueden ser:

  • Alcance escaso por una falta de definición del trabajo.
  • Problemas derivados de los recursos asignados al proyecto.
  • Cambios regulatorios o de normativas que afecten al proyecto.
  • Reacción negativa de la comunidad frente al proyecto.

Todos estos posibles problemas derivados de la falta de participación de los interesados del proyecto terminan afectando, en última instancia, al presupuesto y a los plazos del mismo.

La gestión de los interesados del proyecto está directamente relacionada con la Responsabilidad Social Corporativa, entendiendo a la RSC como la integración voluntaria de las preocupaciones sociales y medioambientales en todas las actividades de la empresa y las interacciones con las partes interesadas.

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¿Cómo planificar para alcanzar el éxito en un proyecto?

Planificar nuestras acciones

Planificar es detallar con claridad todas las acciones que deberemos realizar para alcanzar el o los objetivos que nos hemos propuesto. Es concretar un plan de acción para lograr el éxito en cualquier actividad.

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En la gestión de proyectos, la planificación es la etapa en la que se reúne toda la información sobre el proyecto y se decide qué, cómo, quién y cuándo se hará para producir cada entregable. El resultado de la planificación es el plan del proyecto, que servirá de documento base durante la fase de ejecución del proyecto.

Estamos de acuerdo que tener un buen plan es fundamental para alcanzar los objetivos del proyecto, pero entonces ¿cuáles son los motivos por los que en muchos casos afrontamos un proyecto con una escasa planificación? Esto es más común de lo que pensamos, se suele utilizar el método de la improvisación, la metodología de ir resolviendo sobre la marcha.

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Errores comunes en la gestión de proyectos

Errores en la gestión de proyectos

Detrás del fracaso de un proyecto, encontramos los mismos errores de gestión que se repiten una y otra vez. Errores que son más comunes de lo que solemos pensar y que podemos llegar a evitar si los tenemos en cuenta para nuestro próximo proyecto.

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Una buena alternativa para adelantarnos a un posible fracaso del proyecto, es listar cuales son los errores más comunes que se suelen cometer en la gestión de proyectos y estar atentos de no caer en estos fallos tan comunes.

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¿Cómo potenciar la Motivación en el equipo de trabajo?

La Motivación como herramienta

La Motivación es una herramienta muy útil a la hora de aumentar el desempeño de los miembros del equipo. Una persona motivada es altamente productiva, realiza su trabajo más contento, aprovecha mejor el tiempo, así como los recursos que se le asignan e invierte todo el esfuerzo necesario para alcanzar las metas y objetivos de su puesto de trabajo y del proyecto.

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De todos los recursos necesarios en un proyecto, el equipo de trabajo es el más difícil de administrar. Si el equipo está motivado, puede llegar a hacer frente a tareas titánicas por el éxito del proyecto. Cuando tenemos problemas de Motivación, es imprescindible ajustar el rumbo oportunamente, antes de que cunda el desanimo general.

La Motivación proporciona la posibilidad de incentivar a cada uno de los miembros del equipo para que lleven a cabo sus actividades y que además, las realicen con gusto lo que proporciona un aumento considerable de su rendimiento personal y en forma directa incrementa la productividad del equipo de trabajo, posibilitando alcanzar el éxito del proyecto.

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